098 3453 859

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện tại khách sạn

Tổ chức sự kiện tại khách sạn có nhiều loại hình khác nhau: hội nghị, hội thảo, đám cưới, sinh nhật, khai trương, tiệc cuối năm… Mỗi một kiểu sự kiện có đặc trưng riêng, cách tổ chức cũng ít nhiều có sự khác nhau, tùy vào quy mô của đơn vị tổ chức và yêu cầu của khách hàng. Ở bài viết này, Truyền thông thành phố sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình chung trong việc tổ chức các sự kiện ở khách sạn nhé.

Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, người tổ chức sự kiện (còn gọi là Event Coordinator) sẽ có hình dung ban đầu về chương trình: loại hình sự kiện, mục tiêu tổ chức, thời gian tổ chức, đối tượng, số lượng người tham dự, các yêu cầu riêng của đối tác…

Tổ chức sự kiện tại khách sạn
Sự kiện tại khách sạn quy mô lớn

Sau khi tổng hợp thông tin từ phía khách hàng, bộ phận sự kiện sẽ bàn bạc về ý tưởng chủ đạo cho chương trình. Đây được xem là “linh hồn” của sự kiện, có thể từ khách hàng đưa ra hoặc nhóm sáng tạo cùng thảo luận tìm ra ý tưởng dựa vào yêu cầu của khách hàng. Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp với thông điệp của sản phẩm, mục tiêu truyền thông cũng như hành vi xã hội và đối tượng hướng đến.

Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tại khách sạn

Sau khi đã phác thảo chủ đề, ban sự kiện lên kế hoạch tổ chức chi tiết, đảm bảo các nội dung sau:

– Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

– Các loại thiết kế: backdrop, standee, bandroll, vé mời, thư mời…

– Nội dung chi tiết: các hoạt động diễn ra, khoảng thời gian dự kiến, những dụng cụ/thiết bị cần chuẩn bị…

– Số lượng nhân lực cần cho sự kiện

– Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện)

– Dự trù kinh phí và báo giá cho khách hàng

– Phương pháp đo lường hiệu quả

– Phương án xử lý những rủi ro có thể xảy ra (mất điện, trời mưa…)

Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với cấp trên/khách hàng để xác định mức độ khả thi hay nội dung nào cần chỉnh sửa… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/cấp trên thì sự kiện mới chính thức được tổ chức.

Tổ chức sự kiện tại khách sạn
Không gian của một sự kiện tại khách sạn

Triển khai tổ chức sự kiện tại khách sạn

  • Trước sự kiện

– Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là phân công công việc cho từng bộ phận, nhân sự, thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chuẩn nhất.

– Khảo sát địa điểm tổ chức

– Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…

– In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót tại Truyền Thông Thành Phố

– Truyền thông sự kiện theo kế hoạch

– Dàn dựng không gian, lắp đặt các dụng cụ, thiết bị

– Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời

– Tổng duyệt chương trình.

  • Trong sự kiện

Người tổ chức sự kiện chính sẽ điều hành, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.

  • Sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc cần thu dọn hội trường, bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.

Đánh giá hiệu quả công việc và báo cáo tổng kết sự kiện

Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quát về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau. Qua đó, chúng ta có thể tổng kết các hạng mục: số lượng người tham gia, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác truyền thông, quyết toán chi phí, những gì chưa hoàn thành…

Trên đây là quy trình chung trong tổ chức sự kiện tại khách sạn. Liên hệ  Quảng cáo Thành Phố (hotline 0983454859 ) nếu bạn cần tư vấn về tổ chức sự kiện, thi công quảng cáo… nhé.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo